Le contexte et les difficultés rencontrées

🏛 S’assurer du bon emploi de l’argent public

La Cour des comptes a pour vocation de s’assurer du bon emploi de l’argent public et d’en informer les citoyens. Elle réalise chaque année des milliers de contrôles. Les équipes de contrôle de la Cour des comptes rédigent des rapports à la suite d’une enquête de plusieurs mois. Durant cette période, ces équipes vont réaliser des contrôles sur place et sur pièces. La récolte de ces documents se fait après l’envoi de questionnaires aux organismes contrôlés.

😕 Les agents des organismes contrôlés passent plusieurs heures à transmettre des réponses et documents à la Cour des comptes

Pour les organismes concernés, un contrôle de la Cour des comptes est un événement qui peut être stressant et qui va énormément mobiliser leurs équipes, en parallèle de leur activité habituelle. Concrètement, pendant près de 6 mois, un ou plusieurs agents devra en plus de son travail habituel et pour chaque questionnaire, transmettre des centaines de réponses (notes explicatives, délibérations, rapports, extraction excel…). Les outils numériques mis à disposition de ces organismes pour transmettre ces documents ne sont pas toujours fonctionnels : impossibilité de déposer des documents en lot, taille de fichier limité, accès à des tiers restreint, classement difficile… Ces blocages engendrent la réalisation de nombreuses micro-tâches répétitives et chronophages.

😒 Les équipes de contrôle passent des heures à trier les centaines de documents collectés

Les équipes de contrôle doivent surveiller chaque semaine la bonne réception des réponses transmises par les organismes contrôlés, les rapprocher des questions posées et vérifier leur qualité. Ces tâches de tri, de pointage et de classement des documents, bien que nécessaires, peuvent prendre plusieurs heures et réduisent le temps passé aux activités de contrôle, d’analyse et de rédaction des rapports.

La solution : e.contrôle

💻 Un service numérique pour faciliter les échanges de document durant les contrôles

Les activités de transmissions et de réceptions de documents durant les contrôles de la Cour des compte ne sont aujourd’hui facilitées par aucun outil suffisamment adapté, si bien qu’une marge d’optimisation existe. L’outil proposé peut être utilisé pour tous les types de contrôles de la Cour des comptes. Il peut aussi servir à d’autres organismes de contrôle rencontrant les mêmes difficultés. La mise en place d’un outil dédié permet de simplifier la relation entre un organisme de contrôle et des structures contrôlés afin de leur permettre de se concentrer sur les activités ayant le plus d’impact pour les citoyens.

🙌 Quels sont les gains pour les utilisateurs ?

• Du temps de gagné : les centaines ou milliers de fichiers de réponses aux questionnaires sont classés et renommés automatiquement. Plus aucun agent n’a besoin d’y penser des heures.
• Du temps d’économisé : les équipes de contrôle ne sont dépendantes d’aucun autre service pour créer des espaces de dépots ou des comptes utilisateurs. Elles n’ont plus besoin d’attendre 24 ou 48h.
• Du stress en moins : l’interface simplifiée est compréhensible pour le plus grand nombre.

🚀 La stratégie de mise sur le marché

L’outil est utilisé à la Cour des comptes depuis janvier 2019. Les statistiques d’usage sont disponibles ici. Il sera en expérimentation dans une autre administration de contrôle en 2020.

📺 Un rapide aperçu

Découvrez un rapide aperçu d’e.contrôle à travers ces courtes vidéos:

• “En tant que membre d’une équipe de contrôle, je consulte les réponses déposées”
• “En tant que membre d’une équipe de contrôle, j’explore les réponses réponses dans mon navigateur windows”
• “En tant qu’organisme interrogé, je dépose des documents de réponse à une question”

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